行家眼里的行政采购：不仅要降本增效，还要为运营部门提供助力

“今年，我们空间运营的目标是1个店长管理区域达到1万平米。”办公空间服务商梦想加的高级行政专员曹宇说道。去年，梦想加自己研发了新运营系统，在运营管理上加速数字化进程，2022年将会进一步完善。

对于办公空间服务商而言，行政岗位和运营岗位的协作关系非常密切，行政人员的工作效率关系着运营人员能够提供给客户的服务细致度，也关乎着客户对于梦想加的运营服务满意度。根据曹宇的介绍，梦想加的行政工作中，采购环节非常耗费人力成本以及时间成本。“供应商招标、选品、比价、合同签订、归档、付款报销等环节，需要大量的人力来完成，对于企业而言，行政人在采购过程中付出的时间成本，属于采购的隐性成本。 ”

因此，今年梦想加计划在行政采购环节进行数字化的探索。相对于传统采购模式，成熟的线上数字化采购服务能够有效满足企业经营、生产各领域多样化场景的需求。“在采购平台的选择方面，我们希望有一站式服务的体验。除了满足我们对于日常办公用品、固定资产、绿植、福利等品类的采购外，连带职场清洁、消毒、维修等服务，如果都可以在一个平台去实现，那将会大大释放行政人员的工作效率。” 曹宇说道。

管理经济学中有个著名的判断：企业采购成本每降低1%，利润就会增加5%到10%。因此，对于行政人而言，除了提高采购效率，成本控制也是关注的焦点。曹宇表示，“梦想加的行政部今年有一个目标，是先将采购成本透明化。我们每个办公空间的客户量不同，消耗的运营用品量也各不相同，今年会配合每个办公空间进行运营物品采购费用的数据测算，合理控制采购成本。”

另外，将采购费用的支出数据都统一到平台，可以让行政人清晰地看到年、月、日，以及不同业务板块或者分公司，具体的费用支出情况，也方便行政部分在做采购预算成本时可以参考对比，做好成本把控。企业更多的通过数字化采购平台完成采购工作，不仅能减少自身资金和精力的投入，还能充分保障专业性和成熟度。以京东企业业务为例，打造了“快采购、轻管理、一站式”数字化采购服务平台，通过账号协同、智能选品、智能结算、发票管理等在内的十大核心采购服务能力，打通事前的预算申请、需求收集，事中的选品、议价、签约、支付、开票，事后的报销、对账、报税等全环节的数据打通，可以让企业轻松实现采购数字化管理，帮助企业搭上数字化转型的“快车道”。

在全行业大步迈入全数字化发展的大背景下，大部分中小企业都还处于数字化转型的探索阶段，如何快速实现数字化转型是面临的共性课题。“数字化采购管理，可以让我们实现降本增效的同时，可以兼顾了行政侧标准化采购需求，以及财务管理方的要求，行政人在采购工作中一定要用对‘工具’，实现线上操作，做到高效率采购，才能给自己和公司减少冗杂流程带来的边际成本。”曹宇感慨道。