2022,数字化降本增效成为企业“必答题”

达尔文曾说过“能够生存下来的生物,既不是最强壮的,也不是最聪明的,而是最能够适应变化的物种。”对于企业而言亦是如此。

面对今年充满不确定性的外部环境,很多企业都感受到了压力。需求不振、产能受限、现金流承压……种种压力都迫使企业节衣缩食,如何更好地“降本增效”更是上升为生存问题。

最近在大家都忙着做半年度复盘之时,节点财经重点观察了各行各业的“降本增效”举措,并采访了多位来自企业核心“花钱”部门——采购部的一线员工,一起来聊聊他们是如何在工作中运用数字化工具来开源节流、变相为公司创造利润。

1.另辟蹊径 “以质换价”艰难时刻也能降本7%

“最近两个月,老板跟我谈话讨论降本的事已经不下十次了。”上海正歆设施管理服务有限公司(以下简称“上海正歆”)的采购负责人李星华感叹道。

上海正歆是一家外包服务解决方案供应商,主要为客户提供包括清洁、办公支持、安保、会务及工程服务等外包服务,以上海为核心向全国辐射,已拓展服务城市超过80个。由于服务范围广、项目点多,过去几个月受疫情影响业务缩紧,降本增效自然成为企业经营和发展的关键。

李星华所在的团队主要负责洗涤设备、清扫设备的采购,年采购额2000万元左右,是上海正歆年支出成本最多的部门之一,由于采购规模很大,哪怕降本1%,也能为公司节省不少成本。

但事实是,今年不仅业务开展艰难,采购降本也遇到了阻碍。特别是进口的纸浆、聚乙烯、金属产品等化工原材料价格不断上涨,甚至是一天一个价格。

在这种“艰难时刻”,李星华和团队迅速总结出了两套方案。

第一套方案是“以质换量”,李星华以其团队服务的一个大型商场项目为例:过去该商场使用的卷纸主要集中在低端产品上,但由于低端产品的吸水性一般,客人常常需要2-3张才能将手擦干。李星华和团队尝试在采购时反其道而行之,不仅不控制商品单价,反而提高擦手纸的产品等级,这样虽然产品单价上升了,但却能有效减少整体的消耗量。经统计,通过“以质换量”的操作,单单这一个品类的采购成本,就实现约7%的下降。

另一套方案则是“以量换价”。过去上海正歆主要实施的是分散采购模式,全国80多个城市的采购项目都依靠大量的本地供应商,导致每一家供应商的采购量都不大。现在上海正歆更倾向于通过集采的方式把全国所有的订单交给一家供应商,双方建立战略合作关系,这样不仅能够以量换价,还方便建立数字化平台打通审批、财务、资产管理等环节,进一步提升采购管理效率。

李星华介绍,上述两套降本增效方案的实现,是基于2020年就和京东企业业务开始的合作探索。“现在通过京东慧采上丰富的商品资源及智能选品推荐,我们可以快速找到不同情况下的解决方案,满足客户的需求。同时,京东慧采也为我们全国的采购项目提供了统一的采购入口,通过母子账号功能各地业务部门都能直接在京东慧采上选择商品并上传订单需求,再由总部统一进行审批、结算和管理,同时也都可以在后台实时查看供应链配送信息,随时掌握交付情况,节省了我们很多的时间成本。”

2.找到人效、成本平衡点对中小企业至关重要

“很多人将采购等同于购物,降本就是省钱,这样的理解其实是非常片面的。” SIA国际艺术教育的行政负责人王伟说道。作为一家教育机构的行政负责人,王伟和团队一直是兼顾总公司和全国12家分校的物料采购工作,是公司运转的“关键齿轮”。

目前,SIA国际艺术教育主要采购物资大体上分为两类:一类是办公器材设备、数码电脑耗材、办公文具、办公生活等日常办公用品,一般是两周进行一次查漏补缺的采购;一类是校区使用的艺术培训教学用品和耗材,采买节奏基本是校区随时提报需求清单,行政即时进行采购。

王伟表示,在为校区采购教学用品和耗材时,经常会有一些量小但不可或缺的需求。以艺术教学使用的布料采购为例,由于各分校课程不同这类教学耗材并非是全部校区的刚需,属于典型的“个性化采购需求”,这类耗材的采购量不会很多,但个性化需求却比较多,需要反复和业务部门沟通,往往会让采购人员的精力消耗在大量而繁琐的工作中。

因此,为了提升效率,SIA国际艺术教育从2016年就开始在采购端进行数智化尝试。“以往,我们在线下进行采购任务均需要经历询价、审批、招标、合同签订、供应商管理等多个流程,耗时非常长,协同效率也比较低。而线上采购平台则为我们节省了很多流程,同时还有一大优势是价格透明,可以很方便地横向对比。现在只要是线上采购清单上列举的商品,我们就可以跳过比价阶段直接下单。”王伟说道。

经过6年的发展,SIA国际艺术教育的数字化采购已逐渐成熟,王伟在采访中表示,目前其公司98%的采购都是在线上采购完成。

基于线上采购模式的成熟以及SIA国际艺术教育今年整体开始实行“降本增效”战略部署的背景下,王伟所在的行政部也开始思考如何持续提升公司的采购效率。

王伟介绍道,目前公司主要是将组织分工重新进行了切割调整,基于京东企业采购平台的母子账号统一审批的功能,传统的电脑、电视等高价值资产及日常办公用品仍由总部统一采购,进行价格和品质把控;而市场活动用品和教学材料用品这两类需求极为多样的易耗品,则将采购权下放至业务部门。“目前这一调整显著提高了采购的精准性和速度,人效方面提升了30%。”

3.大企业的选择将流程优化做到极致

很多人觉得大企业采购的成本和人效控制会比中小企业担子轻得多,毕竟规模效应摆在那里,议价能力要远远强于中小企业,但是58集团的采购负责人姚瑶并不这么认为。

有着16年采购经验的姚瑶表示:“大型企业的采购管理链条极长,从最开始和业务线沟通需求、制定采购方案,到供应商的开发寻源,再到做询比价判断、签合同、付款,以及后期的项目验收,出现问题后的售后处理,每一个环节都需要采购人参与其中。这一过程中投入的时间、人力、资源对于企业而言都是成本。”

以58集团每年都会采购的工作手机为例,姚瑶表示,“过去,我们在接到部门采购需求申请后,会和业务团队详细沟通手机的使用场景、性能需求,并基于这些信息联合供应商进行选品、制定采购清单,再由业务部确认后,进行采购审批和财务审批,审批完成后才正式向供应商发起订单。”

以上这套流程走下来,采购人不仅要投入大量的时间和精力在选品、议价、签约、支付、开票、物流运输等环节,还需要沟通大量的主体,包括业务人员、财务人员、供应商、物流服务商等,并将信息层层反馈。

“有时候每天光同步、转发的邮件和消息就能达到成百上千条。这类重复性、机械性的工作虽然难度不大却异常折磨人,因为这些工作都要求准确度,一旦失误就会造成资金的损失。如果能将这些简单的重复性工作交给系统来完成,无疑能够节省大量的综合成本。”

为解决这些问题提高工作效率,58集团开始逐步对采购工作进行数字化管理,与第三方的平台服务结合,优化其采购及结算系统,用“数字替身”将采购人从重复性的工作中解放出来。

其中,58集团通过跨平台技术接入京东VOP,直接把采购、结算系统与京东供应链能力连接起来。例如,在选品环节,能够实现商品的智能搜索与在线比价;在合同签收环节,可通过电子合同、电子签章等方式实现在线验收;在资产入库环节,可自动申请入库;在结算环节,按照合同约定周期统一进行公司间结算,大幅提升了采购工作的效率和准确性。

姚瑶表示,“通过数字化系统沉淀下来的大量采购数据,能够辅助集团更好地去做采购策略和分析,进一步提高采购资金的利用率。另外,对比以往的传统采购模式,通过数字化采购管理我们的人效至少提升了30%。”

在今年这样一个特殊的背景下,数字化采购还有另一个重要的优势—保障供应链的韧性。“疫情期间有些供应商因为处于封控区,无法发货,如果仅仅依赖一家供应商,那么就可能真的一件货也收不到。通过采购平台可以快速寻源到全国各地的供应商,大幅提高供应链的韧性。毕竟采购作为职能部门,还是要以保障业务需求为优先,如果需求都满足不了,降本也无从说起了。” 姚瑶说道。

4.公司快速发展采购工作也要跟上节奏

当然了,也不是所有企业都被疫情所困,许多提供数字化服务的高新技术企业,近年来不但没有受到疫情影响,还实现了逆势发展,刚刚完成C轮融资的UINO优锘科技正是其中之一。

随着企业数字化进程的加快,数字孪生技术成为传统行业数字化转型的重要抓手,UINO优锘科技凭借纯自研的数字孪生产品及服务矩阵实现了业务的高速增长,截至今年5月,其一站式数字孪生平台上已有超过12万的企业用户。

为了进一步扩充工具链能力,打造具有国际竞争力的数字生产力工具平台和生态,团队规模开始高速增长,至今其在全国22地铺设了分支机构,团队规模去年到今年从700人飙升至1400人,研发人员占比达70%。这对于UINO优锘内部的采购管理工作而言,也在不断增加难度。

UINO优锘科技采购负责人刘玉龙表示,过去为了保证电脑的售后服务和物流速度,UINO优锘主要通过本地供应商进行采购,但当公司拓展到全国多个城市后,这一方式逐渐开始不适用:

一方面,随着人员及新办公空间的增加,除了日常办公用品、固定资产的采购需求外,还增加了对于办公家具、电器、绿植、耗材等品类的采购需求,以往的供应商基本都是针对某单一品类无法覆盖如此多需求;

另一方面,传统的供应商采购非常耗费人力成本以及时间成本,对于企业而言,行政人在采购过程中付出的时间成本,属于采购的隐性成本。

于是,UINO优锘科技尝试寻找一个可以同时满足其企业经营、生产各领域多样化场景采购需求,且能覆盖全国范围的供应商。那对于上述的问题,UINO优锘科技究竟是怎么解决的?

“我们通过一个‘编外同事’,解决了全国22个办公空间采购无法统一、多个供应商管理复杂等一系列问题。”刘玉龙说。

节点财经了解到,他提到的这个“编外同事”同样是京东企业业务的数字化采购服务平台。UINO优锘科技通过京东企业业务的“快采购、轻管理、一站式”数字化采购服务平台,实现了全国22个办公空间的统一采购、结算、交付、售后等全流程的数字化管理,在采购效率方面实现了质的提升。

据刘玉龙回忆,过去一年UINO优锘科技采购部门的工作量呈指数级增加,但靠着京东数字化采购服务平台,在完全没有增加人手的情况下,依然及时、准确地完成了所有的采购任务,并实现了10%的综合成本降低。

对于未来采购行业的发展,他笃定用平台技术代替人力,肯定是一个大的趋势。“未来,UINO优锘将会把数字化采购贯彻到底,按照目前的情况来看,即便公司规模再扩增一倍,采购岗位也不需要投入更多人力。”

降本增效是起点,数字化转型才是终点

在以上的企业案例中我们能够看到,在摸索降本增效有效方法的实践中,普适性强、见效快的数字化采购管理成为了企业们的“共同选择”。

这一趋势也同行业专家的观点不谋而合。中央党校(国家行政学院)经济学部教授许正中此前就公开表示,通过数字化、智能化、无接触技术等工具创新供应链运行方式,促进供应链畅通和协同,提高供应链效率在当前新一轮新冠肺炎疫情反复的大背景下尤为重要。

全社会要加快全供应链业务协同,开放数字化资源和能力,帮助传统企业和中小企业实现数字化转型,提升企业整体运行效率和供应链上下游协同效率。

在这一行业需求的带动下,越来越多的企业服务商也开始发力、布局数字化采购服务赛道,完善相应的企业服务市场。

节点财经观察到,目前,京东企业业务已针对大型企业、公共机构、中小微企业等不同类型客户打造了多元产品矩阵,能够帮助全量政企客户将采购全流程数字化,不仅可以打破企业采购时多部门、多环节之间的沟通壁垒,还能够实现全流程数据的可视化管理。

在采购基础上,京东企业业务还将服务延展到了资产管理、市场营销、财税管理等高频运营场景,通过供应链产业链协同创新提供数智化管理方案,助力企业数字化发展,实现降本增效、创新经营。

我们有理由预见,在未来相当长一段时间内,企业面临的外部压力仍长期存在。能否充分利用数字技术将“降本增效”落到实处,向内挖掘发展动能,将成为企业核心竞争力的重要组成部分。

文章来源:节点财经