资深采购人分享“降本增效”心得：发挥技术力量有效运用数字化工具

面对不确定的外部环境,降本增效是企业绕不开的话题。其中,负责公司固定资产、办公物资、员工福利、职场装修、物业服务等场景采购工作的行政采购部,必然会冲在降本增效的“第一线”。

作为小罐茶行政负责人的刘庭选,最近两年一直也在主导部门采购工作的降本增效,并取得了一定的成果。“面对降本和提效,我们分别采取了不同的策略。降本端我们主要以价格控制和减少浪费为抓手,提效端则更注重供应商管理效率以及在有限预算下保障采购的满意度。在推进采购工作时我们也非常重视数字化工具的应用,充分借助技术力量来推动公司采购管理的数字化升级。”

降本:借助数字化择优成交,运用智能货柜减少物资浪费

商品价格作为采购最核心的成本之一,如何获取更合理的价格直接决定了采购的成本水平,而更合理的价格源于更充分的寻源和供应商对比。在过去,小罐茶的采购主要采用传统的招投标模式,供应商主要来自于本地,无论是商品可选范围、还是比价范围都十分有限,采购人员也很难在性价比上做进一步的优化。

为此,小罐茶把目光投向了可整合各地资源、实现全国寻源的数字化采购平台。通过数智化采购平台,小罐茶的采购人员在接到采购需求后,只需在平台中输入关键词,系统就会基于庞大的商品数据库、丰富的产业链资源以及智能算法,综合评定价格、库存、时效、商家评级等多维度决策因子进行智能推荐,方便采购人做出最优的决策方案。“早在2016年时,我们就开始使用京东企业购,借助京东的寻源能力帮我们对接来自全国各地的优质供应商,在保障了商品质量的基础上,让比价更充分。”

如果说充分比价是“开源”,那减少浪费就是“节流”,在降本过程中同样非常关键。刘庭选表示,“在之前的办公用品采购中,公司会每月采购固定量的文具、耗材。然而事实上,不同员工在一年中的不同时间段对于办公用品的消耗量也是不同的,我们采购时往往会为了预防临时用量增大而多储备一些存货量,这会导致冗余和浪费的出现。”

解决这一问题的核心,就在于实现采购量和需求量的精准匹配。为此,小罐茶新引入了智能货柜。办公物资会按照最小领用单位存放于柜中,员工有需求时即可登录工号根据自己的权限进行领取。同时智能货柜的存储管理系统可以追踪物料领用、使用的全过程,并与采购系统进行打通,一旦带领用数量达到提前设置的安全库存数量之下,就会自动触发采购申请,由供应商提前备货送货。“这样实现了员工用多少采多少,有效避免了浪费。”

提效:通过数字化助力人效、员工满意度双重提升

在降本之外,如何更好地提效,刘庭选也有着自己的理解。在她看来,提效的“效”字应包含两层含义,一方面是效率,即实现人员效率、供应商效率的最大化;一方面则是效果,即无论如何做降本,都要以满意度为前提,毕竟服务好公司业务部门的需求才是采购的本职工作。”

刘庭选也分享了两个具体的故事。

此前,刘庭选曾负责小罐茶黄山工厂办公环境软装的采购,需要采买各类办公家具、员工宿舍的床上用品、椅子、家电及后续的安装服务。在传统采购模式下,大量的品类选品过程会耗费极多的时间、精力和人力成本,而且具体执行过程中分散的供应商也会让整个项目的管理工作变得极为复杂。于是,在此次项目中,小罐茶开始尝试以线上咨询的方式对部分标准品进行沟通、询价,大大提升了项目的推进速度。“我同样也在线下去工厂进行了实地考察、沟通,但是相对而言,线上的效率还是提高了不少。未来,我们也计划在装修方面采用更优质的数字化工装基建解决方案满足我们对营业及办公环境的升级需求。”

在员工福利发放中,小罐茶充分利用了员工福利智能管理平台,最大程度满足员工实际需求,从而在有限预算下让员工更满意。据介绍,之前小罐茶年会会为员工准备出国游产品作为抽奖福利,近两年受疫情影响,出国游受限,刘庭选也开始寻找年会抽奖的替代品。“借助大型的员工福利智能管理平台,我们能够有效获取最新的员工福利发放趋势,让选品更贴合当下的员工实际需求。比如去年我们就尝试采购了健康类的产品,深受员工们的好评。”刘庭选表示,“2022年,我们行政部定过一个目标,要实现员工满意度93%以上。通过年末的员工满意度调查结果显示,2022年小罐茶员工满意度达到了95%,达成这样的一个成果我们是很满意的。”

“新的一年,小罐茶会持续发力驱动业务拓展及业绩的增进。行政采购作为公司后台运营支持的关键角色,我们将继续借助数字化对行政及采购工作进行提效,全力支持业务部门的需求,并在此基础上持续深化降本增效的目标。”刘庭选说道。

刘庭选个人也表示,未来会持续关注行业最新的数字化解决方案,例如能够实现履约交付线上化、施工服务标准化、价格信息透明化、省心服务一体化的京东工装基建场景解决方案;能够将传统的“企业人力资源单向决策,员工被动接受”福利管理模式转变为“员工自选福利、自定义配送地址”的自由福利模式京东锦礼等,推动更多数智工具应用到日常采购管理工作中。